Aprende a usar FLOTECH en minutos

Todo arranca en Más → Maestros. Ahí viven los conductores con su número de WhatsApp (ese número es lo que le dice a la app quién está escribiendo), las volquetas con su placa, los clientes con sus obras, los lugares de cargue y descargue, y los materiales.

1. Conductores: nombre y número de WhatsApp. Con ese número el bot lo reconoce.
2. Volquetas: placa y descripción.
3. Clientes y obras: cada cliente con las obras donde se le entrega.
4. Lugares: canteras (origen) y obras (destino).
5. Materiales: con su unidad, metros cúbicos o toneladas. El bot le pregunta al conductor en la unidad correcta y los cortes salen así.

En Maestros → Tarifas se guarda cuánto se cobra por cliente, obra y material. Con eso, al crear un viaje el valor ya aparece puesto: no hay que acordarse ni escribirlo cada vez.

En Más → Ajustes → Jornadas y extras se define desde qué hora cuenta la madrugada (por ejemplo antes de las 5:00 a. m.), desde qué hora el trasnocho (después de las 10:00 p. m.) y cuánto se le paga de extra al conductor por cada uno. La app usa esto para calcular los extras sola cuando el conductor marca su inicio y fin de labor.

Un pedido es lo que el cliente compró: por ejemplo, “diez viajes de triturado para la obra tal”. Cada viaje que se hace le suma al pedido, y en Pedidos se ve cuánto va, cuánto falta y si se pasó de lo pedido. Cuando el material se cobra por metro cúbico, también muestra la diferencia entre lo que salió de la cantera y lo que llegó a la obra (el cubicaje).

Desde Órdenes → Crear viaje. La app te lleva en seis pasos, y si el pedido o la cantera no existen todavía, se crean ahí mismo sin salirte.

1. Conductor. Un conductor solo puede tener un viaje activo; si ya tiene uno, aparece bloqueado hasta que se cierre.
2. Volqueta. La placa.
3. Pedido, cliente y obra. Al elegir el pedido, el cliente y la obra quedan puestos.
4. Origen y destino. Lugar de cargue y de descargue.
5. Material y cantidad. En la unidad de ese material.
6. Forma de pago. El valor ya viene de las tarifas; si le das un anticipo al conductor, entra solo a su caja menor.

Revisas el resumen y le das Crear y enviar. En ese momento al conductor le llega el viaje por WhatsApp.

Al abrir el viaje en Órdenes ves toda su historia: cuándo se creó, cuándo lo confirmó el conductor, la llegada a la cantera, la foto de la remisión con la cantidad, la entrega y cuánto llegó. Si lo cargado y lo entregado no coinciden, el viaje queda en Pendiente revisión: lo miras, escribes una nota y lo resuelves.

1. Abre el viaje y revisa la trazabilidad y las fotos.
2. Si aparece “Resolver discrepancia”, escribe la observación y confirma.
3. Cerrar orden → elige el estado de facturación → Confirmar cierre. Desde ese momento el viaje puede entrar en un corte.

Con cuatro palabras. Y cada vez que el bot contesta, le dice qué tiene que hacer después — nunca se queda adivinando.

1. Le llega el viaje. Responde OK y queda confirmado.
2. Al llegar a la cantera escribe LLEGUE. Queda la hora registrada.
3. Al cargar, manda la foto de la remisión. El bot intenta leerla; si no puede, le pregunta cuánto cargó (en toneladas o metros según el material) y el número de remisión. Confirma con 1 o corrige con 2.
4. En la obra: si le dan recibo firmado, manda la foto. Si no le dan nada — lo normal en la mayoría de obras — escribe ENTREGUE, dice cuánto llegó y listo. No se le exige foto para cerrar.

Escribe MENU. El bot le dice en qué paso va su viaje y todo lo que puede hacer con una sola palabra: INFO (ver el viaje completo), GASTO, MIS GASTOS, SALDO, TIPOS e HISTORIAL (sus últimos viajes). Y si escribe algo que el bot no entiende, le responde “No te entendí. Escribe MENU” o le muestra el menú directamente — siempre lo vuelve a poner en el camino.

Escribe GASTO en cualquier momento, aunque esté a mitad de un viaje. El bot le pregunta de a una cosa:

1. ¿Qué tipo de gasto? Elige el número (peajes, combustible, lavada…).
2. ¿Cuánto pagó?
3. ¿En efectivo o a crédito? Si fue efectivo, sale de su caja menor. Si fue a crédito, lo paga la empresa y no toca su caja.
4. Si el tipo de gasto lo pide (por ejemplo combustible), el kilometraje y la foto del recibo. Si no tiene foto, explica en una frase en qué consistió.
5. ¿Es de este viaje? Sí o no.
6. Revisa el resumen y confirma con 1.

Al final le dice cuánta plata le queda. Con SALDO ve su caja cuando quiera, y con MIS GASTOS cuáles le aprobaron y cuáles están pendientes.

Al arrancar el día escribe INICIO LABOR y manda una foto del tablero como respaldo. El bot compara la hora con lo que definiste en Ajustes: si arrancó antes de las cinco, le dice que cuenta como madrugada. Al terminar escribe FIN LABOR; si fue después de las diez de la noche, cuenta como trasnocho. Esos extras se suman solos al corte del conductor — ya no toca acordarse ni anotarlos aparte.

En Gastos, el gasto llega marcado como Pendiente revisión. Lo apruebas con un botón, o lo rechazas escribiendo el motivo — y si lo rechazas, la plata le vuelve automáticamente a la caja del conductor.

Sí. En Gastos → + Nuevo eliges si el gasto es de un conductor o de una volqueta — esto último para cuando un conductor está manejando el carro de otro y el gasto es del carro, no de la persona.

En Gastos → Caja menor. Eliges el conductor y ves su saldo con todos los movimientos: los anticipos que entraron, los gastos en efectivo que salieron y los ajustes por rechazos. Cuando le entregas plata, la registras ahí como ingreso.

Con un corte. En Cortes → + Nuevo eliges el cliente, la obra y el periodo, y la app te muestra solo los viajes cerrados de esas fechas. Marcas los que van en la factura y lo creas.

1. Cliente, obra y periodo (desde / hasta).
2. Marca los viajes → Crear.
3. Pestaña Factura: número y fecha → Guardar y emitir corte.
4. Descarga en Excel o PDF: fecha, placa, material, cantidad de origen y destino, número de remisión. Ese es el archivo que se le manda al cliente.

Con la liquidación, en Más → Liquidaciones → + Generar. Eliges el conductor y la semana, y la app junta sola todo: los viajes con su valor, los anticipos que ya recibió (se restan), los gastos en efectivo aprobados (se restan) y los extras de madrugada y trasnocho que él registró por WhatsApp. Da el saldo a pagar sin que sumes nada.

1. Si falta algo (salario, un préstamo) se agrega con + Agregar extra.
2. Descargar corte del conductor (Excel): mismo formato que ya usabas — fecha, cliente, material, peso, valor, anticipo, efectivo, crédito y extras.
3. Cuando le pagas: Cerrar liquidación → Marcar pagada.

En Liquidaciones → Resumen por volqueta: eliges la placa y la semana o el mes, y te dice cuánto produjo ese carro, cuánto gastó y cuánto dejó neto. Para saber qué carro rinde y cuál no.

De un vistazo: cuántos viajes hay andando ahora mismo, cuántos gastos esperan aprobación, qué conductores tienen la caja en negativo y dónde va cada volqueta. La campana de arriba te lleva directo a lo pendiente de revisar.

Sí, en Más → Conversaciones: todo el chat de cada conductor con el bot, con las fotos que mandó. Sirve cuando hay una duda de qué pasó en un viaje. Y en Más → Resumen de obras, cuánto se ha movido y gastado por obra.